Цифровые системы администрирования мероприятий

Организаторы массовых спортивных, музыкальных, культурных мероприятий, разных съездов, слетов, ассамблей и других подобных событий постоянно сталкиваются с множеством вызовов организационного характера. Это управление потоками участников и зрителей (транспорт, приезд, отъезд, проживание, питание), снабжение, управление инвентарем, обслуживание и т. п. Для налаженной реализации всех этих процессов мы внедряем современные цифровые системы на основе карт или других устройств, которые помогают организаторам обеспечить и контролировать все процессы мероприятия, экономят ресурсы и время, дают участникам и зрителям ощущение безопасности и комфорта. Вместе с тем современные решения улучшают имидж мероприятия и повышают его привлекательность.

Все внедренные системы объединяет одна программа, в которой доступны подробные отчеты об их использовании. Кроме того, каждый организатор, работник, волонтер или участник, подключившись к своей учетной записи, видит программу мероприятия, его график, когда и в чем он должен участвовать, а также детальный отчет о времени своего приезда/отъезда, посещаемости, покупках, используемом инвентаре, может пополнить счет карты.

Системы в каждой компании могут внедряться по мере необходимости или полным пакетом.

• Контроль доступа

• Организаторы, участники и зрители в помещения или на территорию мероприятий попадают только при наличии карты, сканируемого билета или используя другие способы идентификации, автоматизируется учет рабочего времени, учет посещаемости. Одна система может использоваться как для непосредственных помещений и территорий мероприятия, так и для дополнительных, напр., общежитий, кампусов, офисов и т. д.

• Парковочные системы

• Карты, пульты или устройства автоматического считывания номеров обеспечивают контроль за паркингом и его использование.

• Контроль инвентаря

• Учет и идентификация использования ключей, мультимедиа или другого инвентаря мероприятия осуществляется при помощи карточек (или других устройств), а также идентификаторов вещей (пластиковые диски, электронные клипсы, ремешки, наклейки и т. п.).

• Оплата товаров и услуг

• При помощи карточек или других средств организаторы и участники могут рассчитаться за разные товары и услуги (в столовой, покупая закуски и напитки в местах и автоматах самообслуживания, за копирование или другие услуги, за паркинг, мероприятия, за транспорт и т. п.). Счета таких карт могут пополняться заранее.

• Билеты и купоны

• На картах могут храниться купоны на питание или другие услуги, билеты на мероприятие. Карты могут использоваться в качестве билета на транспорт между разными объектами проведения мероприятия или для прибытия на мероприятие.

• Безопасность

• В конкретные помещения или на территории мероприятия имеют доступ только те лица, которым предоставлено такое право. Посторонние лица доступа не имеют.
• Конкретным инвентарем и конкретными данными могут пользоваться только те, кто имеет на это право (меньше потерь, четкая материальная ответственность).
• Исключается риск кражи или другой потери наличных денег, передаваемых за разные товары или услуги.

• Экономия ресурсов

• Каждый сотрудник, волонтер или участник оперативно получает информацию о своих графиках, когда и где он должен выполнить конкретные задачи.
• В режиме реального времени видны потоки участников, поэтому эффективно распределяются необходимые для обслуживания мероприятия ресурсы.
• Оптимизируется учет инвентаря (ключей, мультимедиа и т. п.): кто, чем и когда пользуется (работникам не нужно заполнять журналы).
• Подробный анализ использования инвентаря, позволяющий принимать оптимальные решения относительно потребности в инвентаре и его количеств.
• Оптимизируется и автоматизируется учет оплаты различных товаров и услуг (столовая, автоматы с напитками и закусками, копирование, другие мелкие товары, парковка, э-контент, мероприятия) (остатки, заказы, оплата). Не нужны кассы, инкассация.
• Разные документы в одном месте: удостоверение сотрудника или участника, карта-пропуск, билет на транспорт, дисконтные карты, разные купоны (не нужно заказывать и изготавливать каждый в отдельности).

• Удобство

• Подробная информация о правах, предоставленных каждому лицу, об используемом инвентаре.
• Возможность предложить сотрудникам и учащимся разные новые дополнительные услуги: подарочные купоны, скидки.

• Имидж

• Современные решения в области управления с дополнительными выгодами для участников, посетителей и зрителей обеспечивают эффективное и привлекательное мероприятие, создают имидж профессионального управления мероприятием, гарантируют его успех за счет перспективы управления ресурсами и процессами.

• Удобство

• Вместо массы разных документов (удостоверение сотрудника, пропуск, карта-пропуск, платежная карта, билет на транспорт, эл. визитная карточка, эл. подпись) – одна карта или телефон с NFC.
• В одном месте – вся информация о рабочих графиках и точных заданиях
• Не нужно носить с собой наличные деньги для оплаты товаров и услуг на мероприятии, ускоряется расчет.
• Подробная информация в одном месте об имеющихся правах, используемом инвентаре, доступных услугах, расходах.

• Экономия времени

• Не нужно заполнять журналы, расписываться за инвентарь и т. п.
• В режиме реального времени сразу виден список участников.

• Безопасность

• В случае утраты или потери можно заблокировать любое несанкционированное использование.

• Удобство

• Вместо массы разных документов (удостоверение участника, пропуск, карта-пропуск, платежная карта, билет на транспорт, эл. визитная карточка, эл. подпись) – одна карта или телефон с NFC.
• Не нужно носить с собой наличные деньги для оплаты товаров и услуг в учреждении (исключается риск их утраты или потери), ускоряется расчет.
• Подробная информация в одном месте об имеющихся правах, используемом инвентаре, доступных услугах, расходах.

• Безопасность

• В случае утраты или потери можно заблокировать любое несанкционированное использование.