Masinių sporto, muzikos, meno renginių, įvairių suvažiavimų, sąskrydžių, asamblėjų ir kitokių renginių organizatoriai nuolat susiduria su daugybe organizacinių iššūkių. Tai dalyvių ir žiūrovų srautų valdymas (transportas, atvykimas, išvykimas, apgyvendinimas, maitinimas), tiekimas, inventoriaus valdymas, aptarnavimas ir pan. Visų šių procesų sklandžiam įgyvendinimui diegiame modernias kortelėmis ar kitais prietaisais paremtas skaitmenines sistemas, kurios organizatoriams padeda užtikrinti ir kontroliuoti visus renginio procesus, taupo resursus ir laiką, dalyviams ir žiūrovams suteikia saugumo ir patogumo. Tuo pačiu modernūs sprendimai gerina renginio įvaizdį ir patrauklumą.
Visos įdiegtos sistemos apjungiamos viena programa, kurioje matosi išsamios naudojimo ataskaitos. Taip pat kiekvienas organizatorius, darbuotojas, savanoris ar dalyvis prisijungę prie savo paskyros mato renginio programą, grafiką, kada ir kur turi dalyvauti, detalią ataskaitą apie savo atvykimo/išvykimo laiką, lankomumą, pirkinius, naudojamą inventorių, gali papildyti kortelės sąskaitą.
Sistemos kiekvienai įstaigai gali būti diegiamos pasirinktinai pagal poreikį arba visos.
Konsultuojame ir rengiame dokumentus projektų finansavimui gauti.
Renginiams siūlomos sistemos
- Praėjimo kontrolė
- Organizatoriai, dalyviai ir žiūrovai į patalpas ar renginių teritorijas patenka tik su kortelėmis, nuskenuojamais bilietais ar kitais identifikavimo būdais, automatizuojama darbo laiko apskaita, lankomumo apskaita. Viena sistema gali būti naudojama tiek paties renginio patalpoms ir teritorijoms, tiek papildomoms, pvz. bendrabučiams, campus, biurams ir t. t.
- Parkavimo sistemos
- Kortelėmis, pulteliais ar automatiniais numerių skenavimo įrenginiais užtikrinama parkavimo aikštelės kontrolė ir naudojimas.
- Inventoriaus kontrolė
- Raktai, multimedija ar kitas renginio inventorius apskaitomi ir jų naudojimas identifikuojamas naudojant korteles (ar kitus įrenginius) bei daiktųidentifikatorius (plastikiniai diskeliai, elektroninės vinys, dirželiai, lipdukai ir pan.).
- Atsiskaitymai už prekes ir paslaugas
- Kortelių ar kitų priemonių pagalba organizatoriai ir dalyviai gali atsiskaityti už įvairias prekes ir paslaugas (valgykloje, perkant savitarnos užkandinėse, išgėrimų automatų, už kopijavimo, ar kitas paslaugas, už parkingą, už renginius, už transportą ir pan.) Kortelių sąskaitos gali būti iš anksto papildomos.
- Bilietai ir kuponai
- Kortelėse gali būti saugojami maitinimo ar kitų paslaugų kuponai, renginio bilietai. Kortelės gali būti naudojamos kaip transporto bilietas tarp įvairių renginio objektų ar atvykimui į renginį.
Naudos renginio organizatoriams
- Saugumas
- Į konkrečias renginio patalpas ar teritorijas patenka tik asmenys, kuriems suteikta teisė. Nepatenka pašaliniai asmenys
- Konkrečiu inventoriumi ir konkrečiais duomenimis gali naudotis tik tam turintys teisę (mažiau praradimų, aiški materialinė atsakomybė)
- Nėra grynųjų pinigų už įvairias prekes ir paslaugas vagystės ar kitokio praradimo rizikos
- Resursų taupymas
- Kiekvienas darbuotojas, savanoris ar dalyvis operatyviai gauna informaciją apie savo grafikus, kada ir kur turi atlikti konkrečias užduotis
- Realiu laiku matomi dalyvių srautai, todėl efektyviai paskirstomi renginiui aptarnauti reikiami resursai
- Optimizuojama inventoriaus (raktų, multimedijos ir pan.) apskaita, kas, kuo ir kada naudojasi (darbuotojams nebereikia pildyti žurnalų)
- Išsami inventoriaus naudojimo analizė, leidžianti priimti optimalius sprendimus dėl inventoriaus poreikio ir kiekio
- Optimizuojama ir automatizuojama atsiskaitymų už įvairias prekes ir paslaugas (valgykla, gėrimų ir užkandžių automatai, kopijavimas, kitos smulkios prekės, parkavimas, e-turinys, renginiai) apskaita (likučiai, užsakymai, apmokėjimai). Nereikia kasų, inkasavimo
- Įvairūs dokumentai vienoje vietoje: darbuotojo ar dalyvio pažymėjimas, praėjimo kortelė, transporto bilietas, nuolaidų kortelės, įvairūs kuponai (nereikia kiekvieno atskirai užsakinėti, gaminti)
- Patogumas
- Išsami informacija apie kiekvienam asmeniui suteiktas teises, naudojamą inventorių
- Galimybė darbuotojams ir dalyviams pasiūlyti įvairių naujų papildomų paslaugų: dovanų kuponų, nuolaidų
- Įvaizdis
- Modernūs valdymo sprendimai su papildomomis naudomis dalyviams, lankytojams ir žiūrovams užtikrina efektyvų ir patrauklų renginį, kuria profesionalaus renginio valdymo įvaizdį, garantuoja renginio sėkmę iš resursų ir procesų valdymo perspektyvos
Privalumai ir nauda darbuotojams
- Patogumas
- Vietoje įvairių skirtingų dokumentų (darbuotojo pažymėjimas, leidimas, praėjimo kortelė, mokėjimo kortelė, transporto bilietas, el. vizitinė kortelė, el. parašas) – viena kortelė arba NFC telefonas
- Vienoje vietoje visa informacija apie darbų grafikus ir tikslias užduotis
- Nereikia nešiotis grynų pinigų atsiskaitymams už prekes ir paslaugas renginyje, greitesnis atsiskaitymas
- Išsami informacija vienoje vietoje apie turimas teises, naudojamą inventorių, galimas paslaugas, išlaidas
- Laiko taupymas
- Nereikia pildyti žurnalų, pasirašinėti už inventorių ir pan.
- Realiu laiku iš karto mato dalyvių sąrašą
- Saugumas
- Pametus ar praradus galima blokuoti bet kokį neteisėtą panaudojimą
Privalumai ir nauda dalyviams
- Patogumas
- Vietoje įvairių skirtingų dokumentų (dalyvio pažymėjimas, leidimas, praėjimo kortelė, mokėjimo kortelė, transporto bilietas, el. vizitinė kortelė, el. parašas) – viena kortelė arba NFC telefonas
- Nereikia nešiotis grynų pinigų atsiskaitymams už prekes ir paslaugas įstaigoje (nėra rizikos juos pamesti ar prarasti), greitesnis atsiskaitymas
- Išsami informacija vienoje vietoje apie turimas teises, naudojamą inventorių, galimas paslaugas, išlaidas
- Saugumas
- Pametus ar praradus galima blokuoti bet kokį neteisėtą panaudojimą