Сегодня в бизнесе просто необходимо шагать в ногу с новыми технологиями. Это обусловлено как потребностью в повышении эффективности бизнеса, так и давлением со стороны конкурентной среды. Одним из полезных новшеств в области информационных технологий является автоматизация бизнес-процессов, которая минимизирует ручной труд, повышает гибкость управления и уменьшает влияние человеческого фактора.
Строительным и производственным предприятиям предлагается внедрение систем управления бизнес-процессами, объединяющих в себе контроль над персоналом и работами и управление ими, контроль материалов, инвентаря, инструмента и механизмов, их учет и анализ эффективности использования, управление поставками, управление тендерами и CRM. Система экономит ресурсы и время, способствует эффективному управлению процессами и их планированию, анализу выполненных действий.
Все внедренные системы объединяет одна программа, в которой доступны подробные отчеты об их использовании. Программа может выполнять функцию бухгалтерского учета или интегрироваться в уже используемую бухгалтерскую программу или другие системы управления бизнесом. Кроме того, каждый работник, подключаясь к своей учетной записи, видит детальный отчет о своих правах, рабочих графиках, времени прихода/ухода, используемом инвентаре.
Системы в каждой компании могут внедряться по их выбору или все вместе.
Системы, внедряемые в строительных компаниях
- Контроль доступа (прохода и проезда)
- Работники на строительные площадки, помещения или на территорию попадают при наличии карточки или используя другие способы идентификации; ведется регистрация явившихся/не явившихся на объекты работников, автоматизируется учет рабочего времени. Одна система может использоваться для разных отдельных объектов.
- Контроль инвентаря и материалов
- Учет и идентификация использования инструмента и механизмов, материалов или другого инвентаря осуществляется при помощи карточек (или других устройств), а также идентификаторов вещей (пластиковые диски, электронные клипсы, ремешки, наклейки и т. п.).
- Оплата товаров и услуг
- При помощи карточек и других средств можно рассчитаться за разные товары и услуги (в столовой, покупая закуски и напитки в автоматах самообслуживания, за другие услуги). Счета таких карт могут пополняться заранее.
- Управление тендерами и проектами, CRM
- Регистрация тендеров и договоров. Планирование контактов с заказчиками.
Составление диаграммы Ганта на основании сметы проекта. Управление ценовым опросом и поставками на основании диаграммы проекта.
Учет материалов для проектов на основании заказов на поставку и актов выполненных работ.
Управление строительными работами – закрепление за ними исполнителей, учет выполненных работ, автоматическое формирование сметы, акты выполненных работ.
Регистр документов и контроль за исполнением.
Внедрение таких систем приносит массу выгод компании и быстро окупается.
- ЭКОНОМИЯ РЕСУРСОВ
- Объединение в одну систему программ составления смет, управления строительством и учета позволяет экономить человеческие ресурсы и время.
- Вы сможете более эффективно планировать график проекта и контролировать его реализацию.
- Автоматизация ценового опроса при выборе материалов и управления поставками дает возможность экономить человеческие ресурсы и время
- Оптимизируется и автоматизируется учет рабочего времени персонала – автоматически заполняются ведомости учета рабочего времени (работники не теряют свое время на их заполнение, бухгалтерия не тратит время на введение данных в бухучет).
- Оптимизируется учет инвентаря: кто, чем и когда пользуется (работникам не нужно заполнять журналы)
- Подробный анализ использования инвентаря, позволяющий принимать оптимальные решения относительно потребности в инвентаре и его количеств
- Оптимизируется и автоматизируется учет оплаты различных товаров и услуг (столовая, автоматы с напитками и закусками, копирование, канцелярские и другие мелкие товары, парковка, э-контент, мероприятия) (остатки, заказы, оплата). Не нужны кассы, инкассация
- БЕЗОПАСНОСТЬ И КОНТРОЛЬ
- В конкретные помещения, на территории, строительные площадки и т. п. имеют доступ только те люди, которые могут туда попасть в конкретное время. Не имеют доступа посторонние лица и те, у кого нет права доступа
- Руководители работ автоматически видят, прибыли и выбыли ли конкретные работники в соответствии с предусмотренными для них графиками.
- Конкретным инвентарем, инструментом, механизмами, материалами и конкретными данными могут пользоваться только те, кто имеет на это право (меньше потерь, четкая материальная ответственность).
- Подробная информация о правах, предоставленных каждому лицу, об используемом инвентаре.
- Исключается риск кражи или другой потери наличных денег, передаваемых за разные товары или услуги.
- ИМИДЖ
- Современная компания с современными решениями потенциальным клиентам кажется более привлекательной.
Преимущества и польза для персонала
- УДОБСТВО
- Вместо массы разных документов (удостоверение сотрудника, пропуск, карта-пропуск, платежная карта, билет на транспорт, эл. визитная карточка, эл. подпись) – одна карта или телефон с NFC
- В одном месте – вся информация о рабочих графиках и точных заданиях.
- Подробная информация в одном месте об имеющихся правах, используемом инвентаре, доступных услугах, расходах
- Не нужно носить с собой наличные деньги для расчета за товары и услуги в рабочее время, кроме того, это ускоряет расчет, так как не нужно считать мелкие деньги.
- ЭКОНОМИЯ ВРЕМЕНИ
- Не нужно заполнять журналы, расписываться за инвентарь и т. п.
- Руководитель работ сразу видит список прибывших/не прибывших работников и может оперативно принимать решения.