„E-bendrabutis“ – efektyvi bendrabučių administravimo sistema


Bendrabučių administravime yra daug rankinio darbo, o pats procesas itin kompleksinis. Administratorius turi apdoroti didelius informacijos kiekius: rezervacija, kambariai ir valdomas turtas, informacija apie gyventojus, informacija apie teikiamas paslaugas, apmokėjimas už jas, kt. Dideli duomenų kiekiai, netinkamai valdomi ir/ar dėl žmogiškos klaidos, lemia pasitaikančias mokesčių už gyvenimą, kitas paslaugas skaičiavimo klaidas. Nepilna ir neskaidri apskaita kuria neūkiškumą, apsunkina tinkamą skolų administravimą ir padengimą. Rankinis administratoriaus darbas – tai ir reikalavimas gyventojams rankiniu būdu pildyti dokumentus. Sunku įsivaizduoti šiuolaikinį bendrabučio gyventoją, kuris nenusiviltų tokiu procesu.

Moderni bendrabučių administravimo sistema sprendžia problemas

Siekdami palengvinti administratorių darbą, padidinti bendrabučio pajamas ir pagerinti gyventojų pasitenkinimą, sukūrėme modernią bendrabučių administravimo sistemą „E-Bendrabutis“ . Ji sprendžia minėtas problemas ir atlieka šias pagrindines funkcijas:

Apgyvendinimas

  • Naujų gyventojų apgyvendinimas (laisvų vietų paieška, duomenų suvedimas, sutarties spausdinimas LT/EN kalbomis, užstato lapelio spausdinimas).
  • Gyventojo „išgyvendinimas“ (gyventojo paieška pagal vardą, pavardę, a.k., bendrabutį, kambarį, atsiskaitymo lapelio spausdinimas).
  • Apgyvendinimo duomenų koregavimas.
  • Trumpalaikių gyventojų (svečių) apgyvendinimas

Inventoriaus apskaita

  • Naujo inventoriaus įvedimas
  • Inventoriaus QR kodų spausdinimas, NFC žymių programavimas
  • Inventoriaus paieška pagal įvairius parametrus (kas, ką, kiek naudoja)
  • Trumpalaikės nuomos apskaita (kompiuteris, šachmatai, teniso raketės, patalpų raktai, kt.)

Mokesčių skaičiavimas

  • Automatizuotas mokesčių apskaičiavimas (visi mokesčiai už konkretų laikotarpį ir sąskaitos apmokėjimui pateikiamos el. paštu, savitarnos portale „Mano bendrabutis“).
  • Mokesčių archyvas/sąskaitų siuntimas (praėjusių mokestinių laikotarpių duomenų peržiūra, sąskaitų siuntimas gyventojų sąrašui arba konkrečiam gyventojui).
  • Gyventojų skaičiavimas (gyventojų skaičiaus nustatymas kiekvieną dieną ir vidutinis gyventojų skaičius).
  • Trumpalaikių gyventojų skaičiavimas (gyventojų skaičiaus nustatymas kiekvieną dieną ir vidutinis gyventojų skaičius)
  • Gyventojo nustatymai konkrečiam bendrabučiui ir kambariui (užstatas, skalbimas, džiovinimas, skola, permoka).

Integracija su išorinėmis sistemomis:

  • Praėjimas į bendrabutį (pvz. praėjimo kortelės blokavimas nesumokėjus skolos), atskiras patalpas (pvz. tik į savo virtuvėlę)
  • Skalbyklės, džiovyklės naudojimo apskaita
  • Parkingo valdymas ir apskaita (kas, kur, kada gali parkuotis, nuoma gyventojams)
  • Kopijavimo, gėrimų ir užkandžių savitarnos automatai
  • Maitinimas valgykloje
  • Patalpų rezervavimas (pasitarimams, pramogoms, kt.)
  • Bilietai į renginius

Atsiskaitymo galimybės:

  • Lankstūs atsiskaitymo metodai:
    • mokamos sumos įtraukiamos į einamąją mėnesio sąskaitą
    • momentinis atsiskaitymas (per e-bankininkystę, studento e-piniginę, grynais)
    • nemokamas (pvz. darbuotojams už parkingą ar kopijavimą)
  • Daug apmokėjimo kanalų:
    • Momentinis apmokėjimas (per SEB, Swedbank, Danske, Luminor, Citadele, Šiaulių ir Medicinos bankus, kredito unijas, Paysera, MoQ)
    • Automatinis įskaitymas apmokant grynais pinigais (per Lietuvos paštą, Maksima, Perlo terminalus, Narvesen spaudos kioskus)
    • Rankinis apmokėjimo įvedimas sumokėjus kitokiu būdu

Skolininkų kontrolė:

  • automatiniai pranešimai el. laišku, SMS
  • automatinis teikiamų paslaugų ribojimas
  • prevencinės priemonės (pvz. praėjimo į bendrabutį kortelės blokavimas)

Ataskaitos

  • Bendrabučio ataskaita (vietų sk. užimtos/laisvos pagal aukštus arba bendrabutį, gyventojų sąrašas konkrečiame kambaryje, konkretaus kambario informacija).
  • Kambarių užimtumas, laisvos vietos, kambarių informacija.
  • Gyventojų paieška (pagal vardą, pavardę, bendrabutį, kambarį, pagal gyventojo statusą).
  • Mokesčių archyvo peržiūra.
  • Gyventojams savitarnos portalas „Mano bendrabutis“ (suteiktos paslaugos, pateiktos sąskaitos, atlikti apmokėjimai, likučio online sumokėjimas)

Su „E-bendrabučiu“ naudas gauna visi

Įsidiegus bendrabučių administravimo sistemą „e-Bendrabutis“, gaunamos šios  naudos:

  • Automatizuotas mokesčių apskaičiavimas
  • Integruota visa bendrabučio infrastruktūra (praėjimo kontrolė, paslaugos, parkingas, kt.)
  • Finansinės veiklos skaidrumas
  • Papildomos pajamos (parkingas, inventoriaus trumpalaikė nuoma, kt.)
  • Automatizuotas skolų administravimas
  • Modernu ir patogu studentams

Bendrabučių administravimo sistema „e-Bendrabutis“  jau įdiegta ir sėkmingai funkcionuoja Aleksandro Stulginskio universitete, Kauno technikos kolegijoje.