Bendrabučių administravimo sistema „e-Bendrabutis“

Bendrabučių administravimas yra rankiniam darbui imlus ir komplikuotas procesas. Tai susiję su daugeliu problemų:

  • Dideli informacijos kiekiai (apie kambarius ir turtą, gyventojus, paslaugas ) bei dėl to pasitaikančios mokesčių skaičiavimo klaidos
  • Neūkiškumas, kurį lemia nepilnos ir neskaidrios apskaitos
  • Skolų administravimo keblumas
  • Jaunimo lūkesčių neatitikimas (nori aiškiai ir operatyviai tvarkyti reikalus)

Siekdami palengvinti administratorių darbą, padidinti bendrabučio  pajamas ir  pagerinti gyventojų pasitenkinimą, sukūrėme  modernią bendrabučių administravimo sistemą „eBendrabutis“Ji sprendžia minėtas problemas ir atlieka šias pagrindines funkcijas:

Apgyvendinimas

  • Naujų gyventojų apgyvendinimas (laisvų vietų paieška, duomenų suvedimas, sutarties spausdinimas lt/en, užstato lapelio spausdinimas).
  • Gyventojo „išgyvendinimas“ (gyventojo paieška pagal vardą, pavardę, a.k., bendrabutį, kambarį, atsiskaitymo lapelio spausdinimas).
  • Apgyvendinimo duomenų koregavimas.
  • Trumpalaikių gyventojų (svečių) apgyvendinimas

Inventoriaus apskaita

  • Naujo inventoriaus įvedimas
  • Inventoriaus QR kodų spausdinimas, NFC žymių programavimas
  • Inventoriaus paieška pagal įvairius parametrus (kas, ką, kiek naudoja)
  • Trumpalaikės nuomos apskaita (kompiuteris, šachmatai, teniso raketės, patalpų raktai, kt.)

Mokesčių skaičiavimas

  • Automatizuotas mokesčių apskaičiavimas (visi mokesčiai už konkretų laikotarpį ir sąskaitos apmokėjimui pateikiamos el. paštu, savitarnos portale „Mano bendrabutis“  ).
  • Mokesčių archyvas/sąskaitų siuntimas (praėjusių mokestinių laikotarpių duomenų peržiūra, sąskaitų siuntimas gyventojų sąrašui arba konkrečiam gyventojui).
  • Gyventojų skaičiavimas (gyventojų skaičiaus nustatymas kiekvieną dieną ir vidutinis gyventojų skaičius).
  • Trumpalaikių gyventojų skaičiavimas (gyventojų skaičiaus nustatymas kiekvieną dieną ir vidutinis gyventojų skaičius)
  • Gyventojo nustatymai konkrečiam bendrabučiui ir kambariui (užstatas, skalbimas, džiovinimas, skola, permoka).

Integracija su išorinėmis sistemomis :

  • Praėjimas į bendrabutį (pvz. praėjimo kortelės blokavimas nesumokėjus skolos), atskiras patalpas (pvz. tik į savo virtuvėlę)
  • Skalbyklės, džiovyklės naudojimo apskaita
  • Parkingo valdymas ir apskaita (kas, kur, kada gali parkuotis, nuoma gyventojams)
  • Kopijavimo, gėrimų ir užkandžių savitarnos automatai
  • Maitinimas valgykloje
  • Patalpų rezervavimas (pasitarimams, pramogoms, kt.)
  • Bilietai į renginius

Atsiskaitymo galimybės:

  • Lankstūs atsiskaitymo metodai:
    • mokamos sumos įtraukiamos į einamąją mėnesio sąskaitą
    • momentinis atsiskaitymas (per e-bankininkystę, studento e-piniginę, grynais)
    • nemokamas (pvz. darbuotojams už parkingą ar kopijavimą)
  • Daug apmokėjimo kanalų:
    • Momentinis apmokėjimas (per SEB, Swedbank, Danske, Luminor, Citadele, Šiaulių ir Medicinos bankus, kredito unijas, Paysera, MoQ)
    • Automatinis įskaitymas apmokant grynais pinigais (per Lietuvos paštą, Maksima, Perlo terminalus, Narvesen spaudos kioskus)
    • Rankinis apmokėjimo įvedimas sumokėjus kitokiu būdu

Skolininkų kontrolė :

  • automatiniai pranešimai el. laišku, SMS
  • automatinis teikiamų paslaugų ribojimas
  • prevencinės priemonės (pvz. praėjimo į bendrabutį kortelės blokavimas)

Ataskaitos

  • Bendrabučio ataskaita (vietų sk. užimtos/laisvos pagal aukštus arba bendrabutį, gyventojų sąrašas konkrečiame kambaryje, konkretaus kambario informacija).
  • Kambarių užimtumas, laisvos vietos, kambarių informacija.
  • Gyventojų paieška (pagal vardą, pavardę, bendrabutį, kambarį, pagal gyventojo statusą).
  • Mokesčių archyvo peržiūra.
  • Gyventojams savitarnos portalas „Mano bendrabutis“ (suteiktos paslaugos, pateiktos sąskaitos, atlikti apmokėjimai, likučio online sumokėjimas)

 

Įsidiegus bendrabučių administravimo sistemą „eBendrabutis“, gaunamos šios  naudos:

  • Automatizuotas mokesčių apskaičiavimas
  • Integruota visa bendrabučio infrastruktūra (praėjimas, skalbimas, parkingas, kt.)
  • Finansinės veiklos skaidrumas („nepasimeta“ lėšos dėl nepilnos apskaitos)
  • Papildomos pajamos (parkingas, inventoriaus trumpalaikė nuoma, kt.)
  • Automatizuotas skolų administravimas
  • Modernu ir patogu studentams

Bendrabučių administravimo sistema „e-Bendrabutis“  jau įdiegta ir sėkmingai funkcionuoja Aleksandro Stulginskio universitete, Kauno technikos kolegijoje.