Apgyvendinimo administravimas/e-bendrabutis

Mokymo įstaigoms aktuali bendrabučio/viešbučio sistema skirta kambarių rezervavimui, mokesčių skaičiavimui, apmokėjimui. Proceso valdymas didina veiklos efektyvumą, patogu darbuotojams ir klientams.
Bendrabučių administravimas yra rankiniam darbui imlus ir komplikuotas procesas:
- Dideli informacijos kiekiai (apie kambarius ir turtą, gyventojus, paslaugas ) bei dėl to pasitaikančios mokesčių skaičiavimo klaidos
- Neūkiškumas, kurį lemia nepilnos ir neskaidrios apskaitos
- Skolų administravimo keblumas
- Jaunimo lūkesčių neatitikimas (nori aiškiai ir operatyviai tvarkyti reikalus)
Siekdami palengvinti administratorių darbą, padidinti bendrabučio pajamas ir pagerinti gyventojų pasitenkinimą, sukūrėme modernią bendrabučių administravimo sistemą „e-Bendrabutis“ .
- APGYVENDINIMAS
- Naujų gyventojų apgyvendinimas (laisvų vietų paieška, duomenų suvedimas, sutarties spausdinimas lt/en, užstato lapelio spausdinimas).
- Gyventojo „išgyvendinimas“ (gyventojo paieška pagal vardą, pavardę, a.k., bendrabutį, kambarį, atsiskaitymo lapelio spausdinimas).
- Apgyvendinimo duomenų koregavimas.
- Trumpalaikių gyventojų (svečių) apgyvendinimas.
- INVENTORIAUS APSKAITA
- Naujo inventoriaus įvedimas.
- Inventoriaus QR kodų spausdinimas, NFC žymių programavimas.
- Inventoriaus paieška pagal įvairius parametrus (kas, ką, kiek naudoja).
- Trumpalaikės nuomos apskaita (kompiuteris, šachmatai, teniso raketės, patalpų raktai, kt.).
- MOKESČIŲ SKAIČIAVIMAS
- Automatizuotas mokesčių apskaičiavimas (visi mokesčiai už konkretų laikotarpį ir sąskaitos apmokėjimui pateikiamos el. paštu, savitarnos portale „Mano bendrabutis“).
- Mokesčių archyvas/sąskaitų siuntimas (praėjusių mokestinių laikotarpių duomenų peržiūra, sąskaitų siuntimas gyventojų sąrašui arba konkrečiam gyventojui).
- Gyventojų skaičiavimas (gyventojų skaičiaus nustatymas kiekvieną dieną ir vidutinis gyventojų skaičius).
- Trumpalaikių gyventojų skaičiavimas (gyventojų skaičiaus nustatymas kiekvieną dieną ir vidutinis gyventojų skaičius).
- Gyventojo nustatymai konkrečiam bendrabučiui ir kambariui (užstatas, skalbimas, džiovinimas, skola, permoka).
- INTEGRACIJA SU IŠORINĖMIS SISTEMOMIS:
- Praėjimas į bendrabutį (pvz. praėjimo kortelės blokavimas nesumokėjus skolos), atskiras patalpas (pvz. tik į savo virtuvėlę).
- Skalbyklės, džiovyklės naudojimo apskaita.
- Parkingo valdymas ir apskaita (kas, kur, kada gali parkuotis, nuoma gyventojams).
- Kopijavimo, gėrimų ir užkandžių savitarnos automatai.
- Maitinimas valgykloje.
- Patalpų rezervavimas (pasitarimams, pramogoms, kt.).
- Bilietai į renginius.
- ATSISKAITYMO GALIMYBĖS:
- Lankstūs atsiskaitymo metodai:
- mokamos sumos įtraukiamos į einamąją mėnesio sąskaitą;
- momentinis atsiskaitymas (per e-bankininkystę, studento e-piniginę, grynais);
- nemokamas (pvz. darbuotojams už parkingą ar kopijavimą).
- Daug apmokėjimo kanalų:
- Momentinis apmokėjimas (per SEB, Swedbank, Danske, Luminor, Citadele, Šiaulių ir Medicinos bankus, kredito unijas, Paysera, MoQ);
- Automatinis įskaitymas apmokant grynais pinigais (per Lietuvos paštą, Maksima, Perlo terminalus, Narvesen spaudos kioskus);
- Rankinis apmokėjimo įvedimas sumokėjus kitokiu būdu.
- SKOLININKŲ KONTROLĖ:
- automatiniai pranešimai el. laišku, SMS.
- automatinis teikiamų paslaugų ribojimas.
- prevencinės priemonės (pvz. praėjimo į bendrabutį kortelės blokavimas).
- ATASKAITOS
- Bendrabučio ataskaita (vietų sk. užimtos/laisvos pagal aukštus arba bendrabutį, gyventojų sąrašas konkrečiame kambaryje, konkretaus kambario informacija).
- Kambarių užimtumas, laisvos vietos, kambarių informacija.
- Gyventojų paieška (pagal vardą, pavardę, bendrabutį, kambarį, pagal gyventojo statusą).
- Mokesčių archyvo peržiūra.
- Gyventojams savitarnos portalas „Mano bendrabutis“ (suteiktos paslaugos, pateiktos sąskaitos, atlikti apmokėjimai, likučio online sumokėjimas).
Įsidiegus bendrabučių administravimo sistemą „e-Bendrabutis“, gaunamos šios naudos:
- Automatizuotas mokesčių apskaičiavimas.
- Integruota visa bendrabučio infrastruktūra (praėjimo kontrolė, skalbimas, parkingas, kt.).
- Finansinės veiklos skaidrumas.
- Papildomos pajamos (parkingas, inventoriaus trumpalaikė nuoma, kt.).
- Automatizuotas skolų administravimas.
- Modernu ir patogu studentams.
Bendrabučių administravimo sistema „e-Bendrabutis“ jau įdiegta ir sėkmingai funkcionuoja Aleksandro Stulginskio universitete, Kauno technikos kolegijoje.
