Apgyvendinimo administravimas

Apgyvendinimo administravimas/e-bendrabutis

Apgyvendinimo administravimo sistemos

Mokymo įstaigoms aktuali bendrabučio/viešbučio  sistema  skirta kambarių rezervavimui, mokesčių skaičiavimui, apmokėjimui. Proceso valdymas didina veiklos efektyvumą, patogu darbuotojams ir klientams.

Bendrabučių administravimas yra rankiniam darbui imlus ir komplikuotas procesas:

  • Dideli informacijos kiekiai (apie kambarius ir turtą, gyventojus, paslaugas ) bei dėl to pasitaikančios mokesčių skaičiavimo klaidos
  • Neūkiškumas, kurį lemia nepilnos ir neskaidrios apskaitos
  • Skolų administravimo keblumas
  • Jaunimo lūkesčių neatitikimas (nori aiškiai ir operatyviai tvarkyti reikalus)

Siekdami palengvinti administratorių darbą, padidinti bendrabučio  pajamas ir  pagerinti gyventojų pasitenkinimą, sukūrėme  modernią bendrabučių administravimo sistemą „e-Bendrabutis“ .

  • APGYVENDINIMAS
  • Naujų gyventojų apgyvendinimas (laisvų vietų paieška, duomenų suvedimas, sutarties spausdinimas lt/en, užstato lapelio spausdinimas).
  • Gyventojo „išgyvendinimas“ (gyventojo paieška pagal vardą, pavardę, a.k., bendrabutį, kambarį, atsiskaitymo lapelio spausdinimas).
  • Apgyvendinimo duomenų koregavimas.
  • Trumpalaikių gyventojų (svečių) apgyvendinimas.
  • INVENTORIAUS APSKAITA
  • Naujo inventoriaus įvedimas.
  • Inventoriaus QR kodų spausdinimas, NFC žymių programavimas.
  • Inventoriaus paieška pagal įvairius parametrus (kas, ką, kiek naudoja).
  • Trumpalaikės nuomos apskaita (kompiuteris, šachmatai, teniso raketės, patalpų raktai, kt.).
  • MOKESČIŲ SKAIČIAVIMAS
  • Automatizuotas mokesčių apskaičiavimas (visi mokesčiai už konkretų laikotarpį ir sąskaitos apmokėjimui pateikiamos el. paštu, savitarnos portale „Mano bendrabutis“).
  • Mokesčių archyvas/sąskaitų siuntimas (praėjusių mokestinių laikotarpių duomenų peržiūra, sąskaitų siuntimas gyventojų sąrašui arba konkrečiam gyventojui).
  • Gyventojų skaičiavimas (gyventojų skaičiaus nustatymas kiekvieną dieną ir vidutinis gyventojų skaičius).
  • Trumpalaikių gyventojų skaičiavimas (gyventojų skaičiaus nustatymas kiekvieną dieną ir vidutinis gyventojų skaičius).
  • Gyventojo nustatymai konkrečiam bendrabučiui ir kambariui (užstatas, skalbimas, džiovinimas, skola, permoka).
  • INTEGRACIJA SU IŠORINĖMIS SISTEMOMIS:
  • Praėjimas į bendrabutį (pvz. praėjimo kortelės blokavimas nesumokėjus skolos), atskiras patalpas (pvz. tik į savo virtuvėlę).
  • Skalbyklės, džiovyklės naudojimo apskaita.
  • Parkingo valdymas ir apskaita (kas, kur, kada gali parkuotis, nuoma gyventojams).
  • Kopijavimo, gėrimų ir užkandžių savitarnos automatai.
  • Maitinimas valgykloje.
  • Patalpų rezervavimas (pasitarimams, pramogoms, kt.).
  • Bilietai į renginius.
  • ATSISKAITYMO GALIMYBĖS:
  • Lankstūs atsiskaitymo metodai:
    • mokamos sumos įtraukiamos į einamąją mėnesio sąskaitą;
    • momentinis atsiskaitymas (per e-bankininkystę, studento e-piniginę, grynais);
    • nemokamas (pvz. darbuotojams už parkingą ar kopijavimą).
  • Daug apmokėjimo kanalų:
    • Momentinis apmokėjimas (per SEB, Swedbank, Danske, Luminor, Citadele, Šiaulių ir Medicinos bankus, kredito unijas, Paysera, MoQ);
    • Automatinis įskaitymas apmokant grynais pinigais (per Lietuvos paštą, Maksima, Perlo terminalus, Narvesen spaudos kioskus);
    • Rankinis apmokėjimo įvedimas sumokėjus kitokiu būdu.
  • SKOLININKŲ KONTROLĖ:
  • automatiniai pranešimai el. laišku, SMS.
  • automatinis teikiamų paslaugų ribojimas.
  • prevencinės priemonės (pvz. praėjimo į bendrabutį kortelės blokavimas).
  • ATASKAITOS
  • Bendrabučio ataskaita (vietų sk. užimtos/laisvos pagal aukštus arba bendrabutį, gyventojų sąrašas konkrečiame kambaryje, konkretaus kambario informacija).
  • Kambarių užimtumas, laisvos vietos, kambarių informacija.
  • Gyventojų paieška (pagal vardą, pavardę, bendrabutį, kambarį, pagal gyventojo statusą).
  • Mokesčių archyvo peržiūra.
  • Gyventojams savitarnos portalas „Mano bendrabutis“ (suteiktos paslaugos, pateiktos sąskaitos, atlikti apmokėjimai, likučio online sumokėjimas).

Įsidiegus bendrabučių administravimo sistemą „e-Bendrabutis“, gaunamos šios  naudos:

  • Automatizuotas mokesčių apskaičiavimas.
  • Integruota visa bendrabučio infrastruktūra (praėjimo kontrolė, skalbimas, parkingas, kt.).
  • Finansinės veiklos skaidrumas.
  • Papildomos pajamos (parkingas, inventoriaus trumpalaikė nuoma, kt.).
  • Automatizuotas skolų administravimas.
  • Modernu ir patogu studentams.

Bendrabučių administravimo sistema „e-Bendrabutis“  jau įdiegta ir sėkmingai funkcionuoja Aleksandro Stulginskio universitete, Kauno technikos kolegijoje.

SPA praėjimo kontrolės sistemos