Apgyvendinimo administravimas

Mokymo įstaigoms aktuali bendrabučio/viešbučio  sistema  skirta kambarių rezervavimui, mokesčių skaičiavimui, apmokėjimui. Proceso valdymas didina veiklos efektyvumą, patogu darbuotojams ir klientams.

Bendrabučių administravimas yra rankiniam darbui imlus ir komplikuotas procesas:

• Dideli informacijos kiekiai (apie kambarius ir turtą, gyventojus, paslaugas ) bei dėl to pasitaikančios mokesčių skaičiavimo klaidos
• Neūkiškumas, kurį lemia nepilnos ir neskaidrios apskaitos
• Skolų administravimo keblumas
• Jaunimo lūkesčių neatitikimas (nori aiškiai ir operatyviai tvarkyti reikalus)

Siekdami palengvinti administratorių darbą, padidinti bendrabučio  pajamas ir  pagerinti gyventojų pasitenkinimą, sukūrėme  modernią bendrabučių administravimo sistemą „e-Bendrabutis“ .

• APGYVENDINIMAS

• Naujų gyventojų apgyvendinimas (laisvų vietų paieška, duomenų suvedimas, sutarties spausdinimas lt/en, užstato lapelio spausdinimas).
• Gyventojo „išgyvendinimas“ (gyventojo paieška pagal vardą, pavardę, a.k., bendrabutį, kambarį, atsiskaitymo lapelio spausdinimas).
• Apgyvendinimo duomenų koregavimas.
• Trumpalaikių gyventojų (svečių) apgyvendinimas.

• INVENTORIAUS APSKAITA

• Naujo inventoriaus įvedimas.
• Inventoriaus QR kodų spausdinimas, NFC žymių programavimas.
• Inventoriaus paieška pagal įvairius parametrus (kas, ką, kiek naudoja).
• Trumpalaikės nuomos apskaita (kompiuteris, šachmatai, teniso raketės, patalpų raktai, kt.).

• MOKESČIŲ SKAIČIAVIMAS

• Automatizuotas mokesčių apskaičiavimas (visi mokesčiai už konkretų laikotarpį ir sąskaitos apmokėjimui pateikiamos el. paštu, savitarnos portale „Mano bendrabutis“).
• Mokesčių archyvas/sąskaitų siuntimas (praėjusių mokestinių laikotarpių duomenų peržiūra, sąskaitų siuntimas gyventojų sąrašui arba konkrečiam gyventojui).
• Gyventojų skaičiavimas (gyventojų skaičiaus nustatymas kiekvieną dieną ir vidutinis gyventojų skaičius).
• Trumpalaikių gyventojų skaičiavimas (gyventojų skaičiaus nustatymas kiekvieną dieną ir vidutinis gyventojų skaičius).
• Gyventojo nustatymai konkrečiam bendrabučiui ir kambariui (užstatas, skalbimas, džiovinimas, skola, permoka).

• INTEGRACIJA SU IŠORINĖMIS SISTEMOMIS:

• Praėjimas į bendrabutį (pvz. praėjimo kortelės blokavimas nesumokėjus skolos), atskiras patalpas (pvz. tik į savo virtuvėlę).
• Skalbyklės, džiovyklės naudojimo apskaita.
• Parkingo valdymas ir apskaita (kas, kur, kada gali parkuotis, nuoma gyventojams).
• Kopijavimo, gėrimų ir užkandžių savitarnos automatai.
• Maitinimas valgykloje.
• Patalpų rezervavimas (pasitarimams, pramogoms, kt.).
• Bilietai į renginius.

• ATSISKAITYMO GALIMYBĖS:

• Lankstūs atsiskaitymo metodai:
  • mokamos sumos įtraukiamos į einamąją mėnesio sąskaitą;
  • momentinis atsiskaitymas (per e-bankininkystę, studento e-piniginę, grynais);
  • nemokamas (pvz. darbuotojams už parkingą ar kopijavimą).
• Daug apmokėjimo kanalų:
  • Momentinis apmokėjimas (per SEB, Swedbank, Danske, Luminor, Citadele, Šiaulių ir Medicinos bankus, kredito unijas, Paysera, MoQ);
  • Automatinis įskaitymas apmokant grynais pinigais (per Lietuvos paštą, Maksima, Perlo terminalus, Narvesen spaudos kioskus);
  • Rankinis apmokėjimo įvedimas sumokėjus kitokiu būdu.

• SKOLININKŲ KONTROLĖ:

• automatiniai pranešimai el. laišku, SMS.
• automatinis teikiamų paslaugų ribojimas.
• prevencinės priemonės (pvz. praėjimo į bendrabutį kortelės blokavimas).

• ATASKAITOS

• Bendrabučio ataskaita (vietų sk. užimtos/laisvos pagal aukštus arba bendrabutį, gyventojų sąrašas konkrečiame kambaryje, konkretaus kambario informacija).
• Kambarių užimtumas, laisvos vietos, kambarių informacija.
• Gyventojų paieška (pagal vardą, pavardę, bendrabutį, kambarį, pagal gyventojo statusą).
• Mokesčių archyvo peržiūra.
• Gyventojams savitarnos portalas „Mano bendrabutis“ (suteiktos paslaugos, pateiktos sąskaitos, atlikti apmokėjimai, likučio online sumokėjimas).

• Automatizuotas mokesčių apskaičiavimas.
• Integruota visa bendrabučio infrastruktūra (praėjimo kontrolė, skalbimas, parkingas, kt.).
• Finansinės veiklos skaidrumas.
• Papildomos pajamos (parkingas, inventoriaus trumpalaikė nuoma, kt.).
• Automatizuotas skolų administravimas.
• Modernu ir patogu studentams.

Bendrabučių administravimo sistema „e-Bendrabutis“  jau įdiegta ir sėkmingai funkcionuoja Aleksandro Stulginskio universitete, Kauno technikos kolegijoje.